PRIVACY
1. Algemene overwegingen
Alieke Fischer, praktijk voor mondhygiëne hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid willen we u op transparante wijze informeren over hoe binnen de praktijkvoering wordt omgegaan met persoonsgegevens en op welke wijze de bescherming wordt gewaarborgd.
Alieke Fischer, praktijk voor mondhygiëne handelt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens conform de daartoe geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, hetgeen in ieder geval betekent dat wij:
- persoonsgegevens verwerken conform het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Deze doelen en de daarvoor benodigde persoonsgegevens worden in deze privacyverklaring onder punt 2 genoemd.
- alleen die persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
- passende (technische en/of organisatorische) maatregelen hebben genomen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen, zie punt 6 van deze privacy verklaring.
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze aan de praktijk zijn verstrekt (bijv: factoringmaatschappij), dan wel voortvloeit uit een wettelijke verplichting.
- op de hoogte zijn van de rechten van patiënten omtrent persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst en de bedrijfsvoering van de praktijk, deze respecteren en patiënten hierover informeren.
Alieke Fischer, praktijk voor mondhygiëne is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van patiënten. Alieke Fischer belast met privacybeleid is voor patiënten de contactpersoon ingeval van vragen en of verzoeken rondom persoonsgegevens.
Contactpersoon: Alieke Fischer
Naam contactpersoon praktijk: Alieke Fischer
Praktijkadres: Nico Bolkesteinlaan 1
Postcode: 7416 SB
Plaats: Deventer
Emailadres: info@aliekefischer.nl
Telefoonnummer: 0642015415
2. Doeleinden en (bijzondere) persoonsgegevens
Alieke Fischer, praktijk voor mondhygiëne verwerkt (bijzondere) persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Het aangaan van behandelovereenkomsten met u als patiënt en het uitvoeren van behandelingen binnen die behandelrelatie, waaronder ook begrepen het declareren bij zorgverzekeraars, eventueel via factoringmaatschappijen.
- Het versturen van nieuwsbrieven aan de bij de praktijk ingeschreven patiënten.
- In geval de praktijk deelneemt aan onderzoeken binnen het project Peilstations, worden gegevens verstrekt aan de beroepsvereniging NVM-mondhygiënisten.
- Op grond van de Wkkgz dient elke praktijk een Veilig Incident Melden systeem te hebben, waarbij incidenten door medewerkers worden gemeld, zodat kwaliteit van zorg kan worden verbeterd en gewaarborgd. Dit vindt op anonieme basis plaats, tenzij zich risico’s voor u als patiënt hebben voorgedaan. In dit geval wordt de patiënt hierover ingelicht.
Voor het uitvoeren van de behandelovereenkomst moet de praktijk over de volgende (bijzondere) persoonsgegevens beschikken
3. Verstrekking persoonsgegevens aan andere partijen
Alleen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven genoemde doeleinden, worden gegevens aan andere partijen verstrekt. Alieke Fischer, praktijk voor mondhygiëne heeft verwerkersovereenkomsten gesloten met andere partijen voor:
- softwareleverancier patiëntenadministratie
- websitebouwer
- office softwareleverancier
- Vecozo
In de verwerkersovereenkomsten zijn afspraken gemaakt om de bescherming van de persoonsgegevens van u als patiënt te waarborgen.
Alieke Fischer, praktijk voor mondhygiëne verstrekt geen persoonsgegevens aan anderen partijen, tenzij de praktijk hiertoe wettelijk verplicht is (bijv. opvragen persoonsgegevens in het kader van een politieonderzoek). Daarnaast worden geen persoonsgegevens aan andere partijen buiten de EU verstrekt.
Buiten de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden zoals hierboven aangegeven en waarvoor derhalve een grondslag aanwezig is, verwerkt Alieke Fischer, praktijk voor mondhygiëne alleen persoonsgegevens indien hiervoor door de patiënt toestemming is gegeven.
4. Bewaartermijn
Alieke Fischer, praktijk voor mondhygiëne bewaart patiëntendossiers gedurende de tijd dat de patiënt is ingeschreven in de praktijk en na uitschrijving conform art. 7: 454 BW (Wgbo) nog gedurende 15 jaar. Een patiënt heeft het recht te verzoeken om vernietiging van het dossier. Alieke Fischer, praktijk voor mondhygiëne vernietigt het dossier binnen drie maanden na het verzoek, tenzij vernietiging niet in het belang is van de patiënt, of bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan patiënt (bv volksgezondheid of in geval van gerechtelijke procedure).
Andere persoonsgegevens ten behoeve van de praktijkvoering, zoals NAW-gegevens ten behoeve van de verzending van nieuwsbrieven en het klantenbestand, worden bewaard gedurende uw inschrijving als patiënt in de praktijk.
| Persoonsgegevens | Bijzondere persoonsgegevens |
| NAW gegevens | Medische gegevens medicatiegebruik |
| Telefoonnummer | Medische gegevens gezondheid |
| E-mailadres | BSN nummer |
| Geslacht | |
| Burgerlijke staat | |
| Verzekeringsgegevens |
In de rechterkolom staan de bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn persoonsgegevens van meer gevoelige aard, echter zonder deze persoonsgegevens kan de behandelovereenkomst niet worden uitgevoerd.
Hierbij is van belang dat indien de toestemming tot het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN nummer en medische (patiënt)gegevens voor deze patiënten niet wordt verleend, de behandelovereenkomst niet tot stand kan komen en patiënten derhalve niet als patiënt kunnen worden ingeschreven in de praktijk. Het BSN nummer is nodig om de patiënt te kunnen identificeren en te kunnen corresponderen met onder meer verzekeraars. Het inlichten van de zorgverlener over medische geschiedenis is een wettelijke verplichting. Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd.
Persoonsgegevens van minderjarige en wilsonbekwame patiënten
Minderjarige patiënten kunnen zich zelfstandig inschrijven vanaf 16 jaar. Tot 16 jaar verwerkt Alieke Fischer, praktijk voor mondhygiëne alleen persoonsgegevens na schriftelijke toestemming van de ouder/verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Ook voor wilsonbekwame patiënten geldt dat wij alleen persoonsgegevens verwerken na schriftelijke toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger.
Hierbij is van belang dat indien de toestemming tot het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN nummer en medische (patiënt)gegevens voor deze patiënten niet wordt verleend, de behandelovereenkomst niet tot stand kan komen en patiënten derhalve niet als patiënt kunnen worden ingeschreven in de praktijk. Het BSN-nummer is nodig om de patiënt te kunnen identificeren en te kunnen corresponderen met onder meer verzekeraars. Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd.
5. Beveiliging van persoonsgegevens
Alieke Fischer, praktijk voor mondhygiëne heeft de volgende passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of verlies:
- Alieke Fischer, praktijk voor mondhygiëne werkt met een patiënten softwaresysteem, waarmee een bewerkersovereenkomst is gesloten en afspraken zijn gemaakt over veilig aansluiten of installeren van applicaties/programma’s.
- De software is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegd en geschoold personeel.
- De software/systemen zijn beveiligd met inlogcodering en autorisaties. Privacy van persoonsgegevens is gewaarborgd.
- De systemen waarmee wordt gewerkt, zijn doorlopend beschikbaar en actueel.
- Patiëntendossiers zijn altijd zo actueel mogelijk.
- Bij mobiel inloggen, dan wel werken vanuit huis wordt veilig gewerkt.
- Binnen het patiëntensysteem zijn alle patiëntgegevens gekoppeld aan BSN.
- Er is een goede afweer tegen virussen, spam en andere gevaren van buitenaf.
- Niet actuele patiëntgegevens worden conform de wet 15 jaar bewaard, tenzij op verzoek van u als patiënt vernietiging heeft plaatsgevonden.
- Medewerkers van Alieke Fischer, praktijk voor mondhygiëne hanteren een clean desk en clean screen policy. Systemen worden uitgezet bij verlaten van de werkplek. Systemen worden versleuteld en zijn zo nodig geautoriseerd.
- Uitwisseling van informatie, communicatie tussen collega’s vindt altijd veilig plaats. E-mailverkeer tussen collega’s en tussen de praktijk en patiënten is beveiligd.
- Alieke Fischer, praktijk voor mondhygiëne werkt conform het NVM Protocol meldplicht datalekken.
- Waarborgen van privacy van de persoonsgegevens binnen de praktijk is een regelmatig terugkerend agendapunt tijdens werkoverleg.
- Medewerkers van Alieke Fischer, praktijk voor mondhygiëne hebben kennis van de rechten van de patiënt, werken met het NVM document veelgestelde vragen privacy en “patiëntenrechten”.
6. Rechten van u als patiënt ten aanzien van verwerkte persoonsgegevens
U hebt recht op inzage van uw persoonsgegevens en uw patiëntendossier. Daarnaast hebt u recht op rectificatie en vernietiging van uw persoonsgegevens en in beginsel recht op vernietiging van het patiëntendossier. Hiervoor vragen wij u wel om uzelf te legitimeren.
Ten aanzien van uw recht op vernietiging van uw patiëntendossier is van belang dat voortzetting van de behandelovereenkomst dan wellicht onmogelijk is omdat gebrek aan medische informatie een kwalitatief goede diagnose en kwalitatief goede behandeling in de weg staat, waarbij de veiligheid van u als patiënt niet kan worden gegarandeerd.
U hebt tot slot het recht uw gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of een andere partij. Ook hiervoor vragen wij u om uzelf te legitimeren.
7. Vragen, opmerkingen of klachten?
Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens goed te beschermen. Mocht u vragen of opmerkingen hebben, of niet tevreden zijn over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met Alieke Fischer . Alieke Fischer probeert samen met u tot een oplossing te komen. Mocht dit onverhoopt niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.
VEELGESTELDE VRAGEN
PRIVACY EN PATIËNTENRECHTEN
1. (Bijzondere) persoonsgegevens
Wat zijn (bijzondere) persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een persoon, in de AVG ook wel betrokkene genoemd. Hierbij moet voor zorgaanbieders in eerste instantie worden gedacht aan NAW-gegevens, e-mailadres, maar ook medische gegevens zoals medicatiegebruik en medische geschiedenis.
Bijzondere persoonsgegevens zijn persoonsgegevens die gevoelige gegevens over iemand prijsgeven, bijvoorbeeld gegevens over godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke voorkeur, gezondheid, seksualiteit, vakbondslidmaatschap of strafrechtelijk verleden.
Het patiëntendossier wat door mondhygiënisten wordt aangelegd, bevat dus zowel persoonsgegevens als bijzondere persoonsgegevens. Op het moment dat iemand zich inschrijft in de praktijk worden beide gevraagd. Op het moment van uitschrijving, kunnen de gegevens van de patiënt uit het “klantenbestand” worden verwijderd. Het patiëntendossier moet echter op grond van de wet nog 15 jaar worden bewaard.
1.1 Is een BSN nummer een bijzonder persoonsgegeven?
Ook het BSN nummer is een bijzonder persoonsgegeven, omdat het een uniek en tot de persoon herleidbaar nummer is.
Bijzondere persoonsgegevens mogen niet zonder uitdrukkelijke toestemming van een persoon worden gebruikt, tenzij daarvoor in de wet een uitzondering is.
Ten aanzien van het BSN nummer is er zo’n uitzondering. Een zorgverlener dient op grond van de Wet gebruik burgerservicenummer in de zorg een persoon te kunnen identificeren en in correspondentie tussen zorgverleners en onder meer een zorgverzekeraar moet kunnen worden vastgesteld om welke patiënt het gaat en mag het BSN nummer ook worden gebruikt.
1.2 Is een röntgenopname een (bijzonder) persoonsgegeven?
Een röntgenopname zonder andere persoonsgegevens is geen biometrisch gegeven (niet herleidbaar tot unieke persoon; de meetgegevens bevatten geen specifieke eigenschappen) en om die reden geen persoonsgegeven. Indien er andere persoonsgegevens op de röntgenopnamen worden vermeld, is dit anders, echter dan volledig gebaseerd op die andere persoonsgegevens.
2. BSN nummer
2.1 Is een BSN nummer een bijzonder persoonsgegeven?
Het BSN nummer is op grond van de AVG niet als bijzonder persoonsgegeven benoemd. In Nederland beschouwen we het echter wel zo, omdat het een uniek en tot de persoon herleidbaar nummer is.
Bijzondere persoonsgegevens mogen niet zonder uitdrukkelijke toestemming van een persoon worden gebruikt, tenzij daarvoor in de wet een uitzondering is.
Ten aanzien van het BSN nummer is er zo’n uitzondering. Een zorgverlener dient een persoon te kunnen identificeren en in correspondentie tussen zorgverleners en onder meer een zorgverzekeraar moet kunnen worden vastgesteld om welke patiënt het gaat en mag het BSN nummer ook worden gebruikt.
2.2 Mag een zorgverlener mijn BSN nummer opslaan als ik mij inschrijf als patiënt in de praktijk?
Ja, dat mag. Zorgverleners zijn op grond van de Wet gebruik burgerservicenummer in de zorg verplicht het BSN te gebruiken. Bijvoorbeeld voor het uitwisselen van uw gegevens met andere zorgverleners en met zorgverzekeraars. Dat betekent dat bijvoorbeeld uw huisarts, tandarts, apotheek en ziekenhuis uw BSN vastleggen in hun administratie.
Controle BSN
Voordat zorgverleners uw BSN mogen gebruiken in hun administratie, moeten zij controleren of u degene bent die hoort bij het BSN. De zorgverlener controleert dit aan de hand van uw identiteitsbewijs.
2.4 Mag een mondhygiënist behandeling weigeren als patiënt geen BSN nummer verstrekt?
Zorgverleners zijn op grond van de wet verplicht het BSN nummer te gebruiken. Als een patiënt het BSN nummer niet wil verstrekken kan de mondhygiënist niet voldoen aan de Wet gebruik burgerservicenummer in de zorg (Wbsn-z). De mondhygiënist is dan gerechtigd om aan te geven dat geen behandelovereenkomst kan worden gesloten.
Identificatieplicht in de zorg
De patiënt moet zich kunnen identificeren bij een mondhygiënist met een geldig Nederlands paspoort, identiteitskaart, rijbewijs of vreemdelingendocument.
Dit geldt ook voor kinderen. Ouders moeten voor hun kinderen een geldig legitimatiebewijs hebben als ze naar een mondhygiënist gaan. Anders dan de algemene identificatieplicht is er in de zorg geen leeftijdsgrens. De identificatieplicht geldt vanaf de geboorte.
De mondhygiënist controleert of de gegevens op het identiteitsbewijs corresponderen met het BSN nummer en legt dit vast in de administratie. Een kopie of scan maken mag niet.
BSN op online inschrijfformulier
Bij online inschrijven wordt ook om het BSN nummer verzocht. Dit mag, echter alleen via een veilige digitale omgeving. Een andere optie is om het BSN nummer op te vragen bij het eerste contact met de patiënt op de praktijk.
2.5 Mag het BSN nummer op herhaalrecepten worden gezet?
Ja, dat mag. Zorgverleners zijn wettelijk verplicht om het BSN te gebruiken om persoonsgegevens die zij verwerken bij het verlenen van zorg te koppelen aan de juiste patiënt. Omdat het een recept betreft, is het ook een vorm van communicatie met een andere zorgverlener. Een (herhaal)recept voor uw medicijnen valt onder het verlenen van zorg.
2.6 Mag een apotheek het BSN nummer van een patiënt op het medicijndoosje zetten?
Nee, dat mag niet. Het medicijndoosje is bedoeld voor de patiënt. Omdat de patiënt weet dat dit bedoeld is voor hemzelf en ook zichzelf niet hoeft te identificeren, kan BSN niet worden geplaatst.
2.7 BSN vermelden in schriftelijke oproepen of afspraken?
Nee, dat mag niet. Mondhygiënisten mogen het BSN gebruiken om er zeker van te zijn dat het om de juiste patiënt gaat, bij bijvoorbeeld gegevensuitwisseling met andere zorgverleners. Maar bij een schriftelijke oproep of afspraak, mag de patiënt ervan uitgaan dat die aan hem is gericht. Het is dus niet nodig om hierin een BSN te vermelden en om die reden niet toegestaan.
2.8 Mag een mondhygiënist het BSN nummer op factuur aan zorgverzekeraar zetten?
Ja, dat mag. De mondhygiënist en zorgverzekeraar zijn wettelijk verplicht om het BSN nummer te gebruiken bij het uitwisselen van gegevens. Het versturen van een factuur door de mondhygiënist aan de zorgverzekeraar valt hier ook onder. Op die manier kan zeker gesteld worden dat de factuur voor de behandeling van de betreffende patiënt is.
2.9 Mag een factoringbedrijf het BSN op factuur zetten?
Nee, dat mag niet. Een medical factoringbedrijf heeft geen wettelijke bevoegdheid om het BSN nummer te gebruiken van de mensen bij wie u als mondhygiënist rekeningen int. Het BSN nummer is in de eerste plaats bedoeld voor het contact tussen burgers en de overheid. Organisaties buiten de overheid mogen het BSN alleen gebruiken als dat wettelijk is bepaald. Dit geldt bijvoorbeeld voor zorgverleners, maar niet voor factoringmaatschappijen.
2.10 Wanneer is sprake van een medical factoringbedrijf?
Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is sprake van een factoringmaatschappij als een contract is aangegaan met een zorgverlener waarbij de vorderingen van deze zorgverlener op patiënten of hun zorgverzekeraar aan de factoringmaatschappij zijn overgedragen. De factoringmaatschappij heeft hierdoor het eigendom van de vorderingen overgedragen gekregen. De factoringmaatschappij incasseert de vorderingen vervolgens bij de patiënten of hun zorgverzekeraar, op eigen naam en risico.
2.11 Mag een administratiekantoor het BSN op factuur zetten?
Een mondhygiënist kan het versturen van rekeningen ook uitbesteden aan een administratiekantoor. Dat is een bedrijf dat de financiële administratie doet voor ondernemingen of zelfstandigen, zoals zorgverleners. Zo’n administratiekantoor heeft een andere positie dan een medical factoringbedrijf. Het kantoor werkt onder verantwoordelijkheid van de zorgverlener en is daardoor een bewerker volgens de AVG. Op deze grond mag een administratiekantoor het BSN wél verwerken.
3. Dossierplicht mondhygiënist en vernietigingsrecht patiënt
Zorgverleners hebben op grond van art. 454 Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo) de verplichting een dossier aan te leggen met betrekking tot de behandeling van de patiënt. Hierin worden gegevens opgenomen die relevant zijn voor de gezondheid en de behandeling van de patiënt.
In deze bepaling is tevens opgenomen dat het dossier gedurende 15 jaar moet worden bewaard, te rekenen vanaf moment dat het dossier is aangelegd. Omdat dit in de praktijk tot problemen kan leiden; bijvoorbeeld in de situatie dat de patiënt al 15 jaar in de stoel is en vervolgens een deel van het dossier moet worden vernietigd, zijn er verschillende juridische stromingen die aangeven dat de termijn van 15 jaar het beste kan ingaan na einde van de behandelrelatie. Wij raden u aan dit aan te houden.
Op grond van art. 7:456 heeft de patiënt een wettelijk inzagerecht. Onder de AVG is bepaald dat hiervoor geen redelijke kosten meer in rekening mogen worden gebracht.
De patiënt heeft het recht het dossier te laten vernietigen op grond van art. 455 Wgbo. De zorgaanbieder dient binnen drie maanden aan dit verzoek te voldoen, tenzij
- het verzoek documenten betreft die relevant kunnen zijn voor de mondhygiënist in geval een juridische procedure wordt gestart. In dit geval worden ze bewaard in geanonimiseerde vorm.
- Het dossier van belang kan zijn voor een ander dan de patiënt. Denk hierbij aan de situatie dat de patiënt een erfelijke aandoening heeft en het dossier voor nakomelingen bewaard dient te blijven.
- Een wettelijk voorschrift dit vereist. Denk hierbij aan de Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen die in bepaalde situaties regelt dat ondanks verzoek van patiënt niet tot vernietiging mag worden overgegaan, omdat dit niet in het belang van de patiënt zou zijn.
4. Geheimhoudingsplicht / gegevensuitwisseling
Op grond van art. 7:457 BW heeft de mondhygiënist een geheimhoudingsplicht ten aanzien van de patiënt en zijn patiëntgegevens / patiëntendossier. Deze geheimhoudingsplicht bestaat ten opzichte van anderen dan de patiënt die niet rechtstreeks bij de behandeling zijn betrokken.
4.1 Wie zijn rechtstreeks bij de behandeling betrokken zorgverleners?
Dit zijn in ieder geval assistenten en baliemedewerkers. Daarnaast kan worden gedacht aan vervangers van de mondhygiënist, vakgenoten met wie overlegd wordt over de behandeling. Hierbij is wel van belang dat dan slechts die gegevens mogen worden verstrekt die nodig zijn voor de werkzaamheden als assistent, baliemedewerker, adviseur of vervanger.
4.2 Mag een mondhygiënist gegevens verstrekken aan een tandarts die ze opvraagt?
Indien sprake is van een gezamenlijke behandeling tussen tandarts en mondhygiënist, dan ligt het in de lijn dat deze tandarts valt onder de categorie “rechtstreeks bij de behandeling betrokken zorgverlener”. Toch is het verstandig om de patiënt om toestemming te vragen. Dit omdat het bijzondere persoonsgegevens betreft en de persoonlijke levenssfeer van de patiënt hierbij niet moet worden vergeten. U kunt de patiënt de toestemming specifiek voor het verstrekken van gegevens aan andere behandelend tandarts vast laten leggen in het intakeformulier bij inschrijving in de praktijk.
4.3 Mag een mondhygiënist een foto of andere gegevens opvragen bij de behandelend tandarts zonder toestemming van de patiënt?
Wij adviseren hier ook toestemming voor te vragen. Ondanks dat u gezien kan worden als rechtstreeks bij de behandeling betrokken zorgverlener volgens de wet, is er sprake van bijzondere persoonsgegevens en mag de persoonlijke levenssfeer van de patiënt niet uit het oog worden verloren. Deze toestemming kan in het intakeformulier worden gegeven voor de toestemming voor het opvragen van gegevens bij andere zorgverleners specifiek aan te vinken en het intakeformulier te laten ondertekenen.
Bellen, andere vormen van contact over patiënten met verwijzers
Een verwijzer is een zorgverlener die rechtstreeks bij de behandeling is betrokken en om die reden mag dit contact plaatsvinden zonder dat de patiënt hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft verleend. Wel is het van belang dat u eventuele vertrouwelijke informatie niet op die wijze deelt dat dit ten gehore kan komen van derden, andere patiënten, etc.
4.4 Mag een mondhygiënist het patiëntendossier zonder toestemming opsturen aan de opvolger?
Nee, dit mag niet. Voor het verstrekken van de patiëntengegevens aan de nieuwe zorgverlener van de patiënt, heeft de mondhygiënist toestemming van de patiënt nodig. Op het moment dat een nieuwe tandarts van de patiënt om patiëntgegevens vraagt, dient dus ook toestemming van de patiënt te worden gevraagd. Deze toestemming dient uitdrukkelijk te worden gegeven. Het is van belang dit schriftelijk te doen, zodat de toestemming kan worden aangetoond.
4.5 Heeft een ouder recht op inzage in het medisch dossier van een kind?
Kind jonger dan 12 jaar:
ouders hebben het recht op inzage en het recht om delen van het dossier te laten vernietigen.
Kind van 12, 13, 14 of 15 jaar:
ouders en kind hebben samen het recht op inzage of vernietiging. Het kind kan bezwaar maken tegen het verzoek van de ouders. Ook kan het kind zelf een verzoek doen. In deze twee situaties beoordeelt u als mondhygiënist of het kind zo’n beslissing voldoende kan overzien.
Kind 16 jaar of ouder:
het kind heeft alleen zelf recht op inzage of vernietiging. Een schriftelijke machtiging van het kind aan de ouder om een verzoek te doen is wel mogelijk.
4.6 Is mondelinge toestemming van een patiënt voldoende voor het verstrekken van gegevens aan derden?
Nee, wij raden u aan alleen schriftelijke toestemming te laten geven. Op die manier kunt u aantonen dat u daadwerkelijk toestemming hebt gehad.
5. Wijzen van gegevensuitwisseling
Mondhygiënist en mailen
Veel praktijken maken gebruik van een e-mailaccount. Om te voldoen aan de AVG moet u passende (technische) maatregelen nemen ten aanzien van de beveiliging van de e-mailverbinding. Een gewone e-mailverbinding is niet veilig genoeg. Ondanks toestemming om via onbeveiligde e-mailverbinding te mailen, kunt u dan alsnog aansprakelijk zijn in indien zich een datalek voordoet.
Om die reden raden wij u dringend om gebruik te maken van een beveiligde e-mailverbinding. Een voorbeeld is Zorgmail. Via Zorgmail kunt u mailen naar zorgverleners die ook een Zorgmail account hebben, maar ook naar zorgverleners of burgers die dit (nog) niet hebben.
Bellen in de wachtkamer
Vaak kunnen patiënten meeluisteren met gesprekken van de baliemedewerker. Dit zijn ongetwijfeld ook gesprekken met patiënten of soms over patiënten. Hierbij is van belang dat de betreffende medewerker zich realiseert dat vertrouwelijke informatie niet door de patiënten in de wachtkamer wordt gehoord.
Bellen over patiënten met verwijzers
Een verwijzer is een zorgverlener die rechtstreeks bij de behandeling is betrokken en om die reden mag dit contact plaatsvinden zonder dat de patiënt hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft verleend. Wel is het van belang dat u eventuele vertrouwelijke informatie niet op die wijze deelt dat dit ten gehore kan komen van derden, andere patiënten, etc.
Postverzending
Post versturen is nog steeds mogelijk, maar het is van belang dat zoveel mogelijk wordt gedaan om een datalek te voorkomen. U kunt overwegen om patiëntendossiers niet met de post te versturen, zodat een risico op een datalek wordt voorkomen. U kunt de patiënt dan vragen het dossier aan de balie op te halen, dan wel een beveiligde e-mailverbinding te gebruiken.
